Как се организира успешна бизнес среща?

Как се организира успешна бизнес среща?

В съвременния бизнес свят най-честата форма на комуникация между колеги е чрез електронната поща, но бизнес срещата е най-добрият подход, когато трябва да се обсъдят бързо и ефективно въпроси между няколко души. За съжаление, срещите могат да бъдат неефективни или да се превърнат в загуба на време, ако за тях не е отделена нужната организация или са изградени неправилно. Ако искате да организирате успешна среща, ще трябва да отделите време за планиране и подготовка.

Изберете дата през редовен работен ден и се уверете, че сте пратили известие за срещата на всички участници няколко дни преди това. Не организирайте срещи през почивните дни или в извънработно време, освен ако не е абсолютно необходимо или спешно. Ако членовете трябва да се откажат от своите планове, за да присъстват на бизнес среща, те могат да проявят негодувание, като не проявят интерес и инициатива към обсъждания въпрос или просто не дойдат.

i85

Бизнес срещата трябва да има определен начален и краен час, и вие трябва да се стремите да спазите тези граници от уважение към членовете на срещата. Времето е най-важният фактор при планирането на среща, тъй като ви дава основа за организирането на останалата част от детайлите на срещата.

Определете „дневен ред” и „крайна цел” на срещата. Придържайте се към дневния ред и не позволявайте да се изместват темите, които сте се събрали да обсъдите. Ако някой от участниците има забележки или оплаквания, може да ги изложи, но кратко и сбито. Стремете се към постигането на „крайната цел” – резултатът, които искате да имате от провеждането на тази среща. Ако не разполагате с крайна цел, най-вероятно  свикването на тази среща не е необходимо. Свикването на бизнес срещи без ясна причина само създава усещане в другите участници, че им  губят времето и подронват авторитета на организатора им.

i84

Не забравяйте, че за да сте добър лидер не означава, че трябва да сте диктатор. За дългосрочен успех и провеждането на ползотворни бизнес срещи, трябва да оставите хората спокойно да излагат мнението си, както и тяхното виждане за най-добро решение на даден проблем. Ако винаги отменяте предложенията или коментарите на участниците, с течение на времето те ще преценят, че е безсмислено да изказват предложенията си. Все пак ако можехте да се справите сами и без ничие съдействие, нямаше да организирате тази среща, затова направете всичко възможно членовете да се почувстват значими и вземете под внимание идеите им.

i82

Сподели

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *